¿Qué es un sistema de gestión documental?

gestión documental

Un sistema de gestión documental sería aquellos sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental?

  • Reducción en un 50% del tiempo en entrada manual de datos: extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, clasificar, describir, aprobarlo o rechazarlo, ocupa el tiempo de los trabajadores. El sistema entrega los documentos ya clasificados, ordenados y en formato estándar.
  • Reducción en un 100% del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas.
  • Reducción en un 90% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos: un sistema de gestión documental demora menos de 10 segundos en ubicar un documento.
  • Hacer llegar la información a quién la necesita: ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo, o enviando información extraída de documentos a sistemas externos.
  • Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, aunque gracias a la automatización las búsquedas son más precisas y, por tanto, menos tiempo desaprovechado.

 

¿Cuánto dinero puedo ahorrar en mi empresa?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen): las empresas invierten CLP$13.124 en tiempo de trabajo para guardar un documento, $77.200 para encontrar un documento perdido y CLP$154.400 para reproducir un documento perdido. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archiva de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).

  • Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
  • Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
  • Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
  • Para el 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2013 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
  • Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
  • El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre CLP5.000 y CLP$9.000 .

La ganancia no es sólo a nivel monetario, sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los proveedores de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y, por ello, contaminamos mucho más, además, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel y tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla, o encontrar el documento que estamos buscando.

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